El aporte de la era digital a la Comunidad en Conjuntos Residenciales.

Publicado en mayo 4, 2018 5:00 pm

¿Quienes necesitan más de la implementación de plataformas y herramientas de la era digital dentro de la Comunidad en Conjuntos Residenciales?

¡Todos! Todos necesitamos estas herramientas para estar siempre conectados con quienes nos rodean, pero sus usuarios más interesados son las entidades encargadas del bienestar de nuestra Comunidad. ¿Quiénes son y qué hacen?
El Consejo de Administración y el Comité de Convivencia son los estamentos encargados de velar por el adecuado funcionamiento de las comunidades que habitan en las Unidades Residenciales. Ambas agrupaciones de personas enfrentan día a día una cantidad de retos derivados de la realización de sus labores, que se realizan Ad Honorem, es decir, sin recibir por ello remuneración.
Algunos de estos deberes son comunicar y realizar gestión documental entre los miembros de cada uno de los equipos que conforman el consejo de administración y el comité de convivencia, además de sus comunicaciones con el Administrador, los Propietarios y los Residentes.
La Ley 675 de 2001 establece que el Consejo de Administración debe “tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal”. Es decir, que sus funciones estarán orientadas a todos los procesos que permitan el buen funcionamiento del conjunto residencial y se hacen co-responsables, junto con el Administrador, del bienestar de los habitantes de la unidad residencial. Recordemos que la creación de un Consejo de Administración es potestativo, es decir, su creación y funciones estará consignada en el Reglamento de Copropiedad, si así la Asamblea de Propietarios lo ha decidido (en conjuntos o unidades residenciales que tengan más de 30 bienes privados.

¿Con qué dificultades podrían encontrarse los miembros del Consejo de Administración?

Quizá si usted es Administrador o parte del Consejo de Administración de una propiedad horizontal, conoce de primera mano estos retos y tal vez pueda sentirse identificado con la descripción de los siguientes escenarios:

• Comunicación poco efectiva y eficiente entre el Consejo de Administración y el Administrador de la propiedad horizontal.
• Comunicación poco efectiva entre los miembros del Consejo de Administración.
• Difícil manejo de versiones de archivos que necesitan ser revisados y aprobados por el Consejo de Administración.
• Toma de decisiones en procesos largos durante las reuniones del Consejo, debido a que en ocasiones no todos los miembros cuentan con la información actualizada.
• Comunicación poco efectiva entre los miembros del Consejo de Administración y los Propietarios-Residentes del conjunto residencial.

El mundo virtual tiene mucho que aportar a los Consejos de Administración. Los smartphones, tablets, redes sociales y apps pueden hacer muchísimo más sencillas las labores de los integrantes del consejo de administración y su comunicación con el Administrador y los Propietarios- Residentes. Las ventajas que ofrece son innegables.

¿Y el Consejo de Administración tuviera un lugar en el que pudiera…?

• Hacer recomendaciones directo a una bandeja de entrada para cada Propietario-Residente con el ánimo de que se mantengan el orden y el aseo en la Unidad Residencial
• Informar al Administrador de manera inmediata sobre cualquier irregularidad que se presente en la unidad residencial, ya sea a través de correo o mensajería instantánea.
• Examinar los libros y documentos resultantes de la contabilidad de la copropiedad de manera fácil y rápida gracias a un sistema de gestión documental.
• Asesorar de una manera más efectiva al Administrador y apoyarlo en el control de su gestión.
• Preparar de manera conjunta los informes de gestión que se presentarán ante la Asamblea de Propietarios.
• Difundir entre los Propietarios las propuestas de mejoramiento, modificación, obras, reparaciones, y su avance.
• Difundir entre los Propietarios, de manera previa a las Asambleas anuales y extraordinarias, la información necesaria para que todos los asistentes estén suficientemente informados y las reuniones puedan desarrollarse de manera más expedita.

Esta plataforma sería la respuesta a los inconvenientes que se presentan día a día entre el equipo administrativo de las unidades residenciales, pues se convertiría en un lugar centralizado para la información y las comunicaciones, ayudando así a mejorar la calidad de vida de todos los habitantes de la Comunidad.
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